In Unternehmen sind Dienstwagen ein beliebtes Instrument, um Leistungsträger an die Firma zu binden und zu motivieren. Was mit Vorfreude und Fahrspaß beginnt, endet jedoch oft in Konflikten zwischen Fuhrparkmanager, Dienstwagennutzer und Leasinggesellschaft. Eine Studie des Center Automotive Research (CAR) zeigt: Firmen zahlen im Schnitt 700 Euro nach. So scheinen nichtgemeldete Schäden und ein mangelhafter Pflegezustand ein Naturgesetz bei gewerblich genutzten Fahrzeugen zu sein.

Wer haftet im Schadensfall?

Ist das Firmenfahrzeug bei Rückgabe zum Beispiel beschädigt oder weist einen unfallbedingten Defekt auf, kann der Dienstwagenfahrer hierfür mit haftbar gemacht werden. Bei Unfällen ist der Umstand relevant, ob sich der Unfall mit dem Dienstwagen während der Arbeitszeit und bei Ausübung einer betrieblichen Tätigkeit ereignet hat. So muss beispielsweise der Arbeitnehmer den verursachten Schaden bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit in vollem Umfang ersetzen, während er nicht haftet, wenn ihn kein Verschulden oder nur leichte Fahrlässigkeit trifft. Ist dies der Fall, haftet der Arbeitgeber komplett. Bei einer „normalen“ bzw. „mittleren“ Fahrlässigkeit des Fahrers, wird der Schaden – je nach den Umständen im Betracht des Einzelfalls – zwischen diesem und dem Arbeitgeber geteilt.

Klassischer Fall – Überschreitung der vereinbarten Vertragskilometerzahl

Ein weiterer klassischer Fall bei Rückgabe eines Leasingfahrzeugs ist die nach dem Leasingvertrag überschrittene vereinbarte Vertragskilometerzahl. In der Regel gibt es hier einen Toleranzbereich von rund 2.500 Kilometern für den keine extra Kosten anfallen. Kommen jedoch schnell mehrere tausend Kilometer mehr zusammen als im Kilometervertrag vereinbart, ist es meist ratsam, die nach dem Fahrtenbuch ermittelten Mehrkilometer zwischen Arbeitgeber und Dienstwagennutzer aufzuteilen. Dabei trägt der Arbeitgeber die Kosten der Dienstfahrten, während die übrigen (privaten) Kilometer vom Arbeitnehmer finanziell ausgeglichen werden müssen.

Wirksam finanzielle Risiken vermeiden

Im Streitfall lauern in diesen beiden Fällen gewisse finanzielle Risiken, denen jedoch mit einer entsprechenden vertraglichen Regelung bereits im Vorfeld wirksam begegnet werden kann. Wichtig ist, dass Arbeitgeber von Anfang an klare Regeln aufstellen. Ein Kfz-Überlassungs- oder Nutzungsvertrag bietet hier oftmals eine solide Grundlage. Denn verstoßen die Fahrer gegen den von ihnen selbst unterzeichneten Vertrag, besteht durchaus die Möglichkeit, sie an Nachzahlungen für den Dienstwagen zu beteiligen. Auch ein Übergabe- und Rückgabeprotokoll geben hier Sicherheit, um mit der Leasinggesellschaft später nicht eine böse Überraschung zu erleben. Folgende Punkte sollten hier unbedingt festgehalten und von beiden Parteien – Fuhrparkmanager und Dienstwagennutzer – gegengezeichnet werden:

• Bezeichnung des Fahrzeugs (Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometerstand)
• Zubehör (Fahrzeugschein, Fahrzeugschlüssel, Tankkarte, Leasingausweis, Versicherungskarte etc.)
• Mängel inkl. Fotonachweise

Ob ein Übergabe-, Rückgabe- oder Nutzungsvertrag: Das wichtigste Kriterium für Leasingrückläufer ist die Transparenz. Wer von vornherein weiß, was auf ihn zukommt, erlebt bei Vertragsende keine bösen Überraschungen. Daher ist es für Flotten unerlässlich, eine Leasinggesellschaft zu wählen, die bei der Rücknahme auf zertifizierte Prozesse setzt.

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Text: Christin Kröger | Bildnachweis: © Pexels – pixabay.com