Leistungseinheit Poststelle (4h Online-Seminar)

Die Poststelle im Spannungsfeld von Volumenrückgang und digitaler Dokumentenlogistik

Klassische Poststellen sehen sich insbesondere auch durch die Corona-Pandemie einem kontinuierlichen und dabei massiven Volumenrückgang (ca. 30 % Rückgang seit Anfang 2020) ausgesetzt. Daraus resultiert ein erheblich gestiegener Kosten-, Leistungs- und Wandlungsdruck. Eine moderne, effektive und gleichzeitig kostenoptimierte Postbearbeitung hat sich in den Unternehmen daher zu einer aktuellen Managementanforderung entwickelt. Posteingang, Postverteilung, Druck, Postausgang und Archiv beinhalten bei ganzheitlicher Betrachtung sowohl physisch als auch digital enorme prozessuale und technologische Einsparpotenziale. Unter diesem Einfluss haben sich viele Poststellen zu modernen Dienstleistungseinheiten entwickelt. Nur einwandfreie Prozesse garantieren schnelle Arbeitsläufe und eine reibungslose Kommunikation, die den entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern. Zudem ist die Digitalisierung in die Unternehmen eingezogen. Sie ist mittlerweile mehr Standard als Revolution. Digital vorliegende Dokumente ermöglichen beispielsweise sehr effiziente Prozesse in den einzelnen Fachabteilungen der Unternehmen. Homeoffice und Desksharing sind mit veralteten Postmodellen und Strukturen nicht mehr zu bedienen. Gleichzeitig beeinflusst intelligentes Drucken im Postausgang die Effizienz des Posteingangs. Darüber hinaus sind stetige Veränderungen bei den benötigten Dienstleistungen und Produkten an der Tagesordnung. Ob Brief-Konsolidierer, KEP-Dienste, Maschinenhersteller oder Verbrauchsmateriallieferanten – diese Märkte bleiben massiv in Bewegung mit sich ständig ändernden Konditionen und Möglichkeiten. Moderne Unternehmen ersetzen inzwischen zur besseren Beschreibung das Wort Postbearbeitung gerne durch den Begriff Informationslogistik.

Wenn Sie sich in prägnanter und kompakter Form die neuesten Informationen über eine effiziente, kostenoptimierte und bedarfsgerechte Post- und Dokumentenlogistik näherbringen lassen möchten, dann ist dieses Kompakt-Seminar genau das richtige für Sie! Sie werden erfahren, wie man die Arbeitsabläufe und die Aufbauorganisation effizient gestalten kann und welche neuesten Postbearbeitungstechniken eingesetzt werden können. Nach dem Seminar betrachten Sie Ihre Poststelle als Kostenstelle und werden in der Lage sein, Kostensenkungspotenziale zu erkennen und zu erschießen.

Inhalte

Die Poststelle im Unternehmen

• Volumenreduktion beim Briefposteingang und -ausgang
• Geänderte Anforderungen an die klassischen Poststellen in Unternehmen
• Die Poststelle in neuen Aufbauorganisationsformen
• Integration in die Informations- und Dokumentenlogistik

Die Kosten der Poststelle

• Vollkostenbetrachtung der Postkommunikation
• Die unterschiedlichen Kostenarten
• Kostensenkungspotenziale bei Personalkosten, Versandkosten, Maschinenkosten, Materialkosten, Raumkosten, …
• Kosten und Qualität

Analyse bestehender Prozesse und Arbeitsabläufe

• Inputmanagement
  • Digitalisierung
    • Trends bei der Digitalisierung
    • Welche Dokumente sollten gescannt werden?
    • Wo sollten Dokumente digitalisiert werden?
    • Scanverfahren und neueste Scantechnologien
  • Automatische Klassifizierung und Indizierung
  • Kosteneinsparpotenziale
• Interne Prozesse
  • Workflow und Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
  • Archivierung – „Vor Ort“, „Grüne Wiese“ und „Scan on Demand“
• Outputmanagement
  • Druckoutput
  • Kosteneffektiver Versand von Dokumenten – Optimierungsmöglichkeiten
    • Portooptimierung durch elektronische Kommunikation
    • Outsourcing von Brief-Druckdienstleistungen
    • Umsatzsteuergesetz (UmStG)
  • Qualifizierte elektronische Signaturen

Anforderungen an Personal und Struktur

• Neue Aufgaben übernehmen, bisherige Aufgaben schrumpfen
• Aufbau- und Ablauforganisation einer Poststelle
• Moderne Postbearbeitungstechnologien
• Geringere Teamgrößen und Vertretungsprobleme
• Arbeitszeitmodelle und Mitarbeiterqualifikation

Eigenleistung oder Fremdleistung (Outsourcing)

• Angebotene Poststellen-Dienstleistungen am Markt
• Grundlagen für Outsourcing-Betrachtungen
  • Leistungsbeschreibungen
  • Qualität
  • Rechtliche Aspekte und Datenschutz
  • Bestehende Mitarbeiterstruktur
• Poststellen gegen Outsourcing schützen
• Poststellen oder Poststellenbereiche erfolgreich outsourcen

So arbeiten Sie im Seminar

Die Seminarinhalte werden anschaulich in Kurzvorträgen und Lehrgesprächen vermittelt bzw. in der Gruppe erarbeitet und diskutiert. Dabei werden natürlich auch Ihre individuellen Situationen und Fragestellungen berücksichtigt. Außerdem erhalten Sie umfangreiche digitale Seminarunterlagen.

Wer sollte teilnehmen

Dieses Kompakt-Seminar wendet sich an Fach- und Führungskräfte aus den Bereichen Postdienste, Organisation und Facility Management, die sich mit professioneller und rationeller Postbearbeitung und Postverteilung beschäftigen wollen. Es empfiehlt sich sowohl Einsteigern im Postdienst als auch erfahrenen Fachkräften, die ihr Wissen aktualisieren wollen.

Welche Vorkenntnisse Sie benötigen

Für den erfolgreichen Seminarbesuch benötigen Sie keine Vorkenntnisse. Es ist jedoch vorteilhaft, wenn Sie bereits erste Erfahrungen im Postdienst sammeln konnten.

Technische Voraussetzungen für unsere Online-Seminare

Sie benötigen einen PC oder ein Notebook mit Webcam, Mikrofon und Lautsprecher (alternativ Headset). Idealer Browser: Google Chrome; Edge, Safari, Firefox sind aber ebenfalls möglich.

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