Digitale Postbearbeitung (4h-Webinar)

Von der Poststelle zum Digital Mailroom

In kaum einem anderen Unternehmensbereich finden so gravierende Veränderungsprozesse statt wie in den Poststellen. Denn die zunehmende Digitalisierung von Informationen erfolgt vor allem hier. Posteingang und -ausgang werden völlig anders funktionieren als bisher. Eingehende Dokumente werden nur noch in Ausnahmefällen in ihrer physischen Form an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Im Regelfall werden sie gescannt, klassifiziert und elektronisch archiviert oder zur Weiterbearbeitung an elektronische Workflows übergeben. So werden die aktuellen Arbeitsmodelle von Homeoffice und Desksharing optimal unterstützt. Denn eingehende Post erreicht den Mitarbeiter zeitnah dort, wo er gerade arbeitet, im Homeoffice, am geteilten Arbitsplatz oder im Individualbüro. Der Postausgang erfolgt ebenfalls verstärkt in digitaler Form. Kostenreduktionen in den Postdiensten von 20 % und mehr gegenüber den alten, physischen Formen sind realistisch. Die Poststelle wandelt sich zum „Digital Mailroom“. Durch diese Entwicklung entstehen High-Tech-Arbeitsplätze mit neuen Arbeitsprozessen und hohen Anforderungen an die Poststellenmitarbeiter.

Wenn auch Sie wissen wollen, wie die digitale Postbearbeitung funktioniert, in welchen Anwendungsbereichen sie sich besonders lohnt und welche Vorteile sich damit für Ihre Poststelle und Ihr Unternehmen ergeben, ist dieses Kompakt-Seminar unentbehrlich für Sie! Hören, erfahren und diskutieren Sie das Wichtigste zu den Themen Digitalisierung und Scannen, Dokumenten-Management und Archivierung, Sicherheit und Recht und digitale Postausgangsbearbeitung am Beispiel Rechnungsversand. Diese Veranstaltung bringt für Sie nicht nur Licht in das facettenreiche Thema der digitalen Postbearbeitung, sondern Sie werden auch erfahren, was Sie auf Ihrem Weg zum „Digital Mailroom“ noch alles beachten müssen!

Inhalte

Digital-Mailroom – Die Poststelle mit Zukunft

• Definitionen und Begriffe, die man kennen sollte
• So funktionieren Dokumenten-Management-Systeme
• Der Digital Mailroom – Bedeutung und Funktion
• Digitalisierungsmethoden: frühes, begleitendes, spätes Scannen und die Vor- und Nachteile
• Die Papierströme und ihre Bedeutung für die Digitalisierung
• Unterschiedliche Dokumententypen: strukturiert, teilstrukturiert, unstrukturiert, maschinengeschrieben, handschriftlich

Digitale Posteingangsbearbeitung und Postverteilung

• Wichtige Anwendungsbereiche: Rechnungseingangsbearbeitung, Beschwerdemanagement, Digitale Personalakte, …
• Prozessschritte bei der Digitalisierung
• Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
• Klassifizieren: Kennzeichnung und Erkennung unterschiedlicher Dokumententypen
• Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft!
• Archivieren: Daten dauerhaft und sicher speichern
• Technische Lösungen und Produkte: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanner
• Klassische versus integrierte Scanverfahren
• Datenformate und Scanqualitäten: TIFF, JPG, PDF, Farbe, bitonal, Grau; neue Datenformate
• Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
• Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
• Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche

Sicherheit und Recht – Das sollten Sie wissen

• Wie Sie Briefgeheimnis und Datenschutz wahren
• Richtig umgehen mit nachweispflichtiger Post
• Verschlüsselung digitaler Dokumente
• Die neue GoBD: Die wichtigsten Vorschriften und ihre Auswirkung auf die Praxis

Digitale Postausgangsbearbeitung

• Wichtige Anwendungsbereiche des digitalen Postversands
• Elektronischer Rechnungsversand
  • Grundsätzliches (u. a. digitale Signatur)
  • Einsparpotenziale, ROI-Betrachtung
  • Archivierungsvorschriften (GoBD): Anforderungen
  • Archivierungsvorschriften (GoBD): Mitwirkungspflichten
• Hybridpost: Wie sie funktioniert, was man sparen kann

Betriebswirtschaftliche Betrachtung physischer und digitaler Postbearbeitung

• Benchmarking von Postdienstleistungen: Methoden und Techniken im Überblick
• Kostenrechnung im Postdienst: Kernprozesse und Kostenarten
• Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung
• Kostenvergleich physischer und digitaler Postbearbeitung
• Erbringung der Dienstleistung Inhouse oder mit Outsourcingpartnern: Vor- und Nachteile, Kosten

Worauf Sie bei der Einführung der digitalen Postbearbeitung achten sollten

• Wie Sie Ihre Projektziele definieren
• Die richtige Projektplanung und -organisation
• Niemanden vergessen: projektbeteiligte Abteilungen und Bereiche

So arbeiten Sie im Seminar

Die Seminarinhalte werden anschaulich in Kurzvorträgen und Lehrgesprächen vermittelt bzw. in der Gruppe erarbeitet und diskutiert. Dabei werden natürlich auch Ihre individuellen Situationen und Fragestellungen berücksichtigt. Außerdem erhalten Sie umfangreiche digitale Seminarunterlagen.

Wer sollte teilnehmen

Dieses Kompakt-Seminar ist für alle Fach- und Führungskräfte relevant, die sich über die Anwendungsbereiche, Funktionsweisen und Vorteile der digitalen Postbearbeitung informieren möchten. In erster Linie sind also Fachleute innerbetrieblicher Poststellen angesprochen. Durch die Interdisziplinarität ist diese Veranstaltung jedoch auch für Fachleute der Abteilungen Organisation, Rechnungswesen und EDV interessant.

Welche Vorkenntnisse Sie benötigen

Für den erfolgreichen Seminarbesuch benötigen Sie im Bereich der Digitalisierung keine Vorkenntnisse. Im Bereich der klassischen Postbearbeitung sollten Sie allerdings grundlegendes Wissen mitbringen.

Technische Voraussetzungen für unsere Online-Seminare

Sie benötigen einen PC oder ein Notebook mit Webcam, Mikrofon und Lautsprecher (alternativ Headset). Idealer Browser: Google Chrome; Edge, Safari, Firefox sind aber ebenfalls möglich.

Ihr Referent

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