Von der Poststelle zum Digital Mailroom

In kaum einem anderen Unternehmensbereich finden so gravierende Veränderungsprozesse statt wie in den Poststellen. Denn die zunehmende Digitalisierung von Informationen erfolgt vor allem hier. Posteingang und -ausgang werden völlig anders funktionieren als bisher. Eingehende Dokumente werden nur noch in Ausnahmefällen in ihrer physischen Form an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Im Regelfall werden sie gescannt, klassifiziert und elektronisch archiviert oder zur Weiterbearbeitung an elektronische Workflows übergeben. Auch eingehende E-Mails, die nicht direkt an die Empfänger im Unternehmen adressiert sind, durchlaufen dieselben Prozesse. Nur das Scannen entfällt hier, da sie ja bereits digital eingehen. So werden die aktuellen Arbeitsmodelle von Homeoffice und Desksharing optimal unterstützt. Denn eingehende Post erreicht den Mitarbeiter zeitnah dort, wo er gerade arbeitet, im Homeoffice, am geteilten Arbeitsplatz oder im Individualbüro. Der Postausgang erfolgt ebenfalls verstärkt in digitaler Form. Kostenreduktionen in den Postdiensten von 20 % und mehr gegenüber den alten, physischen Formen sind realistisch. Die Poststelle wandelt sich zum „Digital Mailroom“. Durch diese Entwicklung entstehen High-Tech-Arbeitsplätze mit neuen Arbeitsprozessen und hohen Anforderungen an die Poststellenmitarbeiter.

Wenn auch Sie wissen wollen, wie die digitale Postbearbeitung funktioniert, in welchen Anwendungsbereichen sie sich besonders lohnt und welche Vorteile sich damit für Ihre Poststelle und Ihr Unternehmen ergeben, ist dieses Kompakt-Seminar unentbehrlich für Sie! Hören, erfahren und diskutieren Sie das Wichtigste zu den Themen Digitalisierung und Scannen, Dokumenten-Management und Archivierung, Sicherheit und Recht sowohl im Posteingang als auch im Postausgang. Diese Veranstaltung bringt für Sie nicht nur Licht in das facettenreiche Thema der digitalen Postbearbeitung, sondern Sie werden auch erfahren, was Sie auf Ihrem Weg zum „Digital Mailroom“ noch alles beachten müssen!

Inhalte

Digital-Mailroom – Die Poststelle mit Zukunft

  • Trends am Postmarkt und Postbearbeitung
  • Definitionen und Begriffe, die man kennen sollte
  • Der Digital Mailroom – Bedeutung und Funktion

Digitale Postbearbeitung: Input – Fachprozesse – Output

  • Musterpoststelle und Musterprozesse
  • Prozessschritte bei der Digitalisierung
  • Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
  • Klassifizieren: Kennzeichnung und Erkennung unterschiedlicher Dokumententypen
  • Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft!
  • Kopierendes und ersetzendes Scannen
  • Technische Lösungen und Produkte: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanner
  • Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
  • Einsatz künstlicher Intelligenz
  • Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
  • Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche
  • Digitale Postausgangsbearbeitung: Input meats Output

Sicherheit und Recht – Das sollten Sie wissen!

  • Wie Sie Briefgeheimnis und Datenschutz wahren
  • Richtig umgehen mit nachweispflichtiger Post
  • Schrift- und Textformerfordernisse
  • Umgang mit Originalen
  • TR-Resiscan
  • Verfahrensdokumentation

Einführung und Umsetzung digitaler Postbearbeitung

  • Projektplanung
  • Chancen und Risiken
  • Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung
  • Erfahrungen und Empfehlungen

So arbeiten Sie im Seminar

Die Seminarinhalte werden anschaulich in Kurzvorträgen und Lehrgesprächen vermittelt bzw. in der Gruppe erarbeitet und diskutiert. Dabei werden natürlich auch Ihre individuellen Situationen und Fragestellungen berücksichtigt. Außerdem erhalten Sie umfangreiche digitale Seminarunterlagen.

Wer sollte teilnehmen

Dieses Kompakt-Seminar ist für alle Fach- und Führungskräfte relevant, die sich über die Anwendungsbereiche, Funktionsweisen und Vorteile der digitalen Postbearbeitung informieren möchten. In erster Linie sind also Fachleute innerbetrieblicher Poststellen angesprochen. Durch die Interdisziplinarität ist diese Veranstaltung jedoch auch für Fachleute der Abteilungen Organisation, Rechnungswesen und EDV interessant.

Welche Vorkenntnisse Sie benötigen

Für den erfolgreichen Seminarbesuch benötigen Sie im Bereich der Digitalisierung keine Vorkenntnisse. Im Bereich der klassischen Postbearbeitung sollten Sie allerdings grundlegendes Wissen mitbringen.

Technische Voraussetzungen für unsere Online-Seminare

Sie benötigen einen PC oder ein Notebook mit Webcam, Mikrofon und Lautsprecher (alternativ Headset). Idealer Browser: Google Chrome; Edge, Safari, Firefox sind aber ebenfalls möglich.

Ihre Referenten

Serkan Antmen

Serkan Antmen ist seit über 20 Jahren in verschiedenen Positionen im Post- und Dokumentenlogistiksektor tätig. Seit 2009 führt er Seminare, Veranstaltungen, Arbeitskreise und Vorträge in diesem Bereich durch und ist für seinen praxisnahen und unkomplizierten Vortragsstil bekannt. Seine Themenschwerpunkte hat Herr Antmen in den Bereichen der Post- und Dokumentenbearbeitung, Digitalisierung im Posteingang, Output Management, alternative Briefdienstleister und Erkennung gefährlicher Sendungen.

Steffen Rühl

Steffen Rühl ist seit über 25 Jahren in verschiedenen Positionen im Post- und Dokumentenlogistiksektor tätig. Seit 2003 hielt er Schulungen und Vorträge zu Produkten der Postbearbeitenden Industrie durch, seit 2018 leitet er Seminare in diesem Bereich. Seine Art schafft einen Zugang zu den Themen auf jedem Kenntnislevel, Experten holt er genauso ab, wie Neulinge. Er arbeitete nicht nur im bzw. für den deutschen Postmarkt, was eine Sicht „über den Tellerrand“ erlaubt und Prozesse nicht immer nur nach deutschen Vorgaben gedacht werden. Seine Themenschwerpunkte hat Herr Rühl in den Bereichen der Post- und Dokumentenbearbeitung, mit Fokus auf Maschinentechnik, Digitalisierung im Posteingang, Output Management, universal sowie alternative Briefdienstleister inkl. den zugrundliegenden Sortierprozessen.

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